El Back Office de una compañía engloba las tareas de gestión de los procesos administrativos, la contabilidad, seguimiento de clientes, gestión de recursos humanos… etc. En definitiva, las cuestiones internas orientadas a gestionar la propia empresa.
El término de Back Office proviene de su opuesto “front office”, que es la parte de la empresa que tiene contacto directo con el cliente. Por lo que podemos traducirlo como la “trastienda”, la parte menos visible de una empresa.
Estas tareas administrativas pueden ser realizadas directamente por la empresa, o externalizadas a empresas especializadas en gestión de procesos de negocio. Los objetivos principales de la externalización son la mejora de la eficiencia y el ahorro de costes de la compañía.
¿Cuáles son las principales tareas relacionadas con la externalización del servicio de Back Office?
Las tareas más comunes cuando se externalizan este tipo de procesos son:
- Digitalización, gestión e indexación de documentación electrónica:
La transformación y estructuración de la documentación física, papel, al entorno digital.
- Verificación de datos:
Mediante el control de la información suministrada por los clientes durante el proceso de compra. Gracias a esta verificación se previene de posibles fraudes e impagos por parte de la empresa contratante.
- Tramitación y custodia documental:
Este apartado consiste en proteger y comprobar la autenticidad de documentos, con garantías técnicas y legales, y de expedientes. Mediante la custodia de esta información por parte de un tercero, se asegura un acceso limitado al personal acreditado, además de una conservación óptima y segura.
- Gestión de archivo temporal:
La supervisión de préstamos y devoluciones por parte de la empresa. Una de las tareas básicas de la gestión de Documentación de Expediente.
- Tratamiento de facturación:
Algo fundamental en toda empresa, el control de la facturación. Este seguimiento comienza en el momento de la emisión y finaliza una vez que se realiza el cobro y vence la fecha de la factura.
- Supervisión del cumplimiento de la normativa FATCA:
Desde 2013 España firma el acuerdo con EEUU para la optimización del cumplimiento fiscal internacional, y con ello, el cumplimiento de la normativa FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act), o Ley de cumplimiento tributario de las cuentas extranjeras.
- Gestión de Cuentas a Cobrar:
Se trata del seguimiento y tramitación de servicios impagados. Mediante la gestión de este tipo de cuentas, se monitorea la evolución de las facturas impagadas hasta alcanzar una resolución favorable para la empresa.
¿Qué ventajas ofrece a una empresa externalizar el servicio de Back Office?
Las principales ventajas de la externalización de este tipo de procesos son:
- Se minimizan los tiempos a la hora de gestionar los diferentes departamentos.
- Se logra reducir los costes administrativos notablemente.
- Al contar un personal altamente cualificado para este tipo de gestiones por parte de la empresa subcontratada, se optimiza el tiempo designado a estas tareas.
- La mejora en el tiempo de respuesta ayuda a que la experiencia del cliente sea notable.
- La externalización de estas tareas administrativas permiten a la empresa poder focalizar sus actividades hacia las tareas primordiales de la compañía.
En CTI Soluciones tenemos más de 60 años de experiencia en Gestión y Tratamiento del Back Office, contando un equipo humano altamente cualificado e instruido en este tipo de procesos administrativos, lo que nos permite ofrecer diferentes soluciones en función de cada empresa, adaptándonos a las necesidades de cada cliente, para que de esta forma puedan obtener el mayor rendimiento con la mínima inversión.
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